Wykwalifikowana siła robocza z dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi: Zatrudniając kandydatów, którzy wypełnią wirtualne call center, szukaj intuicyjnych umiejętności komunikacyjnych oraz innych cech. Głosy członków Twojego zespołu powinny być wyraźne, aby klienci nie musieli pytać dwa razy. Twój zespół powinien również wykazywać pokorę, wyrażając pewność siebie. Klienci chcą rozmawiać z organem, który może zrozumieć ich pytania i naprawić sytuację.

Zespół i zasoby

W przypadku młodego zespołu trenuj go w zakresie podstawowych umiejętności, takich jak uważne słuchanie. Nieocenioną pomocą bez względu na poziom doświadczenia zespołu może okazać się voice bot. Bot głosowy to program, który pomoże zautomatyzować obsługę klienta na infolinii. Jeżeli zespół nie poradzi sobie z zadaniami, przygotuj spokojne wyjaśnienie, co poszło nie tak, a na koniec przedstaw rozwiązanie wraz z przeprosinami w imieniu firmy, dla której pracujesz.

Wymagania sprzętowe: Sprzęt wymagany do wirtualnego centrum obsługi telefonicznej może się różnić w zależności od komunikacji. Niektórzy klienci wolą korzystać z linii telefonicznej, podczas gdy inni preferują usługi telefonii internetowej, takie jak Skype, który jest połączony z ich witryną.

Najbardziej potrzebny sprzęt obejmuje komputer, szerokopasmowe łącze internetowe, telefon przewodowy oraz wysokiej jakości zestaw słuchawkowy. Wybierz dobrego dostawcę usług zapewniających łączność internetową, która będzie działać bez zakłóceń. Rozważ użycie telefonu przewodowego zamiast bezprzewodowego, aby uzyskać lepszą jakość połączeń.

Używaj dobrego zestawu słuchawkowego z mikrofonem, aby łatwo odbierać połączenia bez konieczności ciągłego trzymania słuchawki przy uszach.

Integracja oprogramowania

Oprogramowanie do połączeń w chmurze: wielu klientów dostarcza oprogramowanie do centrów obsługi telefonicznej, ale jeśli klient tego nie robi, to Ty musisz znaleźć niezawodne oprogramowanie do połączeń telefonicznych. Oprogramowanie do połączeń w chmurze jest dobrą opcją, która pozwala zarządzać call center klienta w chmurze. Bot głosowy, z którym połączą się klienci, powinien być zaprogramowany w taki sposób, aby wyjaśniał z góry wszystkie najważniejsze informacje. Voice bot służy głównie do tego, aby odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania.

Takie oprogramowanie może pomóc Twojemu zespołowi odbierać i wykonywać regularne połączenia z pomocą techniczną, nagrywać rozmowy, zapisywać historię wszystkich połączeń, rozmawiać z klientami w czasie rzeczywistym i nie tylko. W rezultacie możesz zapewnić płynniejsze wsparcie swoim klientom i agentom.