Należy mieć świadomość, że system obiegu dokumentów działający w przedsiębiorstwach bardzo często jest nieskuteczny. Prowadzi bowiem do angażowania w poszczególne procesy bardzo dużą liczbę pracowników. Dodatkowo w firmach bardzo często dochodzi do zgubienia poszczególnych dokumentów czy pomyłek. Jak można zatem usprawnić system obiegu dokumentów?

System elektronicznego obiegu dokumentów

Firma powinna przede wszystkim zaopatrzyć się elastyczny system elektronicznego obiegu dokumentów. Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że wspomniany system musi bardzo dokładnie odwzorowywać obecną strukturę organizacyjną danego przedsiębiorstwa. W ten sposób właściciel firmy może mieć całkowitą pewność, że praktycznie wszystkie dokumenty trafią na czas do właściwych adresatów.

Godny uwagi jest fakt, że konsekwencje związane ze zgubieniem się istotnych dokumentów mogą po pewnym czasie doprowadzić do dużych problemów w organizacji. Warto wiedzieć, że bardzo często ważne dokumenty niestety dostają się w niewłaściwe ręce. Warto jednak wiedzieć, że wdrożenie omawianego rozwiązania powinno wcześniej zostać poprzedzone bardzo szczegółową analizą potrzeb.

Skaner dokumentów

Kolejnym rekomendowanym narzędziem, które będzie w stanie zdecydowanie usprawnić system obiegu dokumentów jest skaner dokumentów. Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że obecnie na rynku dostępne są nie tylko drobne mobilne skanery, ale również wielofunkcyjne urządzenia.

Należy jeszcze przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie upewnić się czy produkt będzie posiadał opcję skanowania pierwszej strony zbindowanego dokumentu. Godny uwagi jest fakt, że skanery biurkowe nie zdadzą egzaminu w znacznej większości czynności.

Drukarka kodów QR

Bardzo istotnym narzędziem, w które powinien być wyposażony sekretariat przedsiębiorstwa jest drukarka kodów QR. Warto mieć świadomość, że kompaktowy rozmiar naklejek będzie w stanie bez większego problemu przypisać praktycznie każdy skan do dokumentu w systemie. W ten prosty sposób zostaną zlikwidowane ewentualne problemy dotyczące separowania plików pustymi stronami.

Należy mieć świadomość, że przedsiębiorstwo może uzyskać jeszcze jedną bardzo istotną korzyść przez nadanie etykiet samoprzylepnych. Można bowiem dokonać zaprogramowania obiegu dokumentów w taki sposób, by dany operator nie miał obowiązku dekretowania ich ręcznie. Rekomendowane jest oczywiście zaopatrywanie się tylko i wyłącznie w produkty sprawdzonych renomowanych producentów. Można mieć wtedy całkowitą pewność co do jakości.