Gdy przedsiębiorca nie potrzebuje już dokumentów, nie może wyrzucić ich do zwykłego kosza na papier. W takiej sytuacji konieczne jest profesjonalne niszczenie dokumentacji. Takie usługi świadczy obecnie wiele zewnętrznych firm, a jedną z form obsługi jest utylizacja dokumentów z użyciem pojemników.

Na czym polega system pojemnikowy w niszczeniu dokumentów?

Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, finansowe oraz inne dane wrażliwe odbywa się na gruncie przepisów prawa, między innymi RODO oraz normy DIN 66399.

Przedsiębiorstwa mogą niszczyć pisma samodzielnie, ale obecnie bezpieczne niszczenie dokumentów najczęściej zlecane jest zewnętrznym firmom, które dysponują odpowiednim zapleczem oraz przestrzegają procedur związanych z utylizacją pism oraz innych nośników danych, na przykład dysków twardych.

Jedną z form obsługi jest utylizacja dokumentów w systemie pojemnikowym. W tym przypadku polega ona na przekazaniu klientowi bezpiecznego pojemnika, który następnie napełniany jest przez niego dokumentami. Do wyboru są pojemniki od 50 do nawet 600 litrów. Gdy pojemnik jest pełny, firma odbiera go i utylizuje dokumenty.

Niszczenie dokumentów w pojemnikach – krok po kroku

Prowadzone w systemie pojemnikowym bezpieczne niszczenie dokumentów jest procesem wieloetapowym, którego celem jest odpowiednia utylizacja pism zgodnie z przepisami i przekazanie klientowi certyfikatu zniszczenia.

Firma niszcząca dokumenty dostarcza klientowi bezpłatnie bezpieczne pojemniki – są szczelne, wyposażone kody i w zamki, by nie mogły dostać się do nich niepowołane osoby. Po zapełnieniu pojemnika należy skontaktować się z firmą, która odbierze go i dostarczy nowy. Przy odbiorze pieczętuje się pojemniki i przekazuje protokół odbioru.

Następnie pojemniki są transportowane do obiektu, w którym odbywa się proces bezpiecznego niszczenia dokumentów. Stosowane są specjalistyczne niszczarki, które tną papier na wąskie paski. Proces niszczenia jest monitorowany. Po jego zakończeniu klient otrzymuje certyfikat.

Zalety systemu pojemnikowego przy utylizacji dokumentów

Zlecone zewnętrznej firmie niszczenie dokumentów to procedura wygodna, bezpieczna, a także przystępna cenowo. W firmach, które regularnie usuwają niepotrzebne dokumenty, to optymalne rozwiązanie, by zaoszczędzić czas i pieniądze.

Zastosowanie systemu pojemnikowego daje przy tym większy komfort – firma odbiera pisma wtedy, gdy pojemnik jest pełny, a potem od razu może podstawić nowy.