Nieprawidłowy przepływ informacji, utrata lub pominięcie ważnej korespondencji czy problemy ze znalezieniem i dostępem do dokumentów to powszechne problemy w firmach, które wciąż korzystają z tradycyjnego obiegu dokumentów. Problem ten narasta, gdyż ilość informacji krążąca każdego dnia pomiędzy organizacjami jest niebotyczna.

Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

System obiegu dokumentów to specjalna platforma, na której znajdziemy całą korespondencję trafiającą do firmy. Są tutaj wskazane nie tylko daty otrzymania, ale również działy i osoby, do których dokumenty są skierowane.

Co więcej, widzimy również status dokumentu. Jest to szczególnie istotne, jeśli korespondencja dotyczy realizacji pewnych projektów, których stan zaawansowania należy na bieżąco monitorować. Ponadto administrator systemu przypisuje określone osoby do dostępu do określonego typu korespondencji.

Jakie są zalety systemu obiegu dokumentów?

Wśród najważniejszych zalet elektronicznego systemu obiegu dokumentów należy wskazać głównie dostęp do korespondencji dla wszystkich osób zaangażowanych w określony projekt bez względu na miejsce, w którym się znajdują. Oznacza to, że w jednej chwili korespondencję może przeglądać zarówno osoba z biura z Warszawy, jak i ta oddelegowana do Chin.

W systemie obiegu dokumentów nie ma ryzyka utraty, zniszczenia lub przeoczenia korespondencji, gdyż przepływ korespondencji jest szczegółowo monitorowany i rejestrowany. Ułatwiona jest również archiwizacja dokumentów. Nie są już one zgromadzone w trudnodostępnych szafach i segregatorach. Są umieszczone na serwerze, gdzie w sposób szybki i bezbłędny jesteśmy w stanie wyszukać dowolny dokument (po nazwie, dacie czy nazwisku osoby, do której pierwotnie on trafił) w każdym dowolnym momencie. Możemy sprawdzić i prześledzić również jego pełną historię.

Dla kogo szczególnie jest polecany system obiegu dokumentów?

System obiegu dokumentów jest dedykowany w zasadzie dla każdej firmy, nawet małej, gdyż znacząco usprawnia i ułatwia pracę. Szczególnie jednak jest polecany do dużych przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które mają wiele oddziałów czy filii również w innych krajach. Im większe przedsiębiorstwo tym większa ilość korespondencji i dokumentów, dlatego element ich usystematyzowania staje się szczególnie istotny. Podczas wdrożenia należy zadbać, aby system obiegu dokumentów był w jak największym stopniu dopasowany do profilu przedsiębiorstwa, jego wielkości i ilości otrzymywanej każdego dnia korespondencji.