Mapowanie procesów biznesowych to prosta struktura, która pokazuje wizualną reprezentację wszystkich podstawowych procesów w Twojej firmie, szczegółowo opisuje relacje między każdym krokiem i punktami decyzyjnymi w procesie.

Jak przetwarzać mapę – model procesu

Mapowanie procesów biznesowych składa się z dwóch głównych części. Pierwsza część zaczyna się od przyjrzenia się, jak wygląda obecny proces w Twojej firmie.Byłoby naprawdę trudne, jeśli nie niemożliwe, aby jedna osoba dokładnie to udokumentowała, zwłaszcza że rzeczy zmieniają się szybko w czasie rzeczywistym! Dlatego musisz zacząć od zgromadzenia wszystkich kluczowych interesariuszy w biznesie. Dotyczy to zarówno osób odpowiedzialnych za zarządzanie procesem, jak i tych, którzy faktycznie prowadzą procesy na co dzień.

Każdy proces ma punkt początkowy i punkt końcowy. Nie oznacza to, że pewne kroki w procesie nie mogą zabrać Cię w określonym kierunku lub uruchomić innego procesu, ale nadal istnieje punkt początkowy i punkt końcowy. Po ustaleniu tych parametrów trzeba wymienić kolejne kroki procesu. Najlepiej zrobi to ktoś, kto codziennie prowadzi ten proces. To ludzie, którzy zorientowali się, że coś się zepsuło i stworzyli obejście; to ci, którzy wypróbowali inny sposób pracy i zobaczyli, że jest lepszy niż oryginał. To oni wiedzą, jak proces faktycznie działa w Twojej firmie.

Teraz, gdy masz już wszystkie części składowe w procesie, nadszedł czas, aby dodać warstwę szczegółów. Zaznacz, gdzie leżą granice odpowiedzialności. Podkreśl punkty decyzyjne i przekazania, a także podprocesy. Pokaż gdzie znajdują się ważne czynniki wyzwalające rozpoczęcie następnego działania lub procesu.

Określ gdzie chcesz być

Tworzenie przyszłego modelu polega na spojrzeniu na szerszy obraz. Bierze pod uwagę, co firma musi osiągnąć ogólnie, w jaki sposób może to osiągnąć z obecnego stanu, a następnie sprawdza i optymalizuje istniejące procesy, aby tak się stało.

Należy również zapytać wszystkich zaangażowanych, co się dzieje. To nie tylko zarządzanie – każdy członek zespołu będzie miał przydatny wkład. Gdzie się psuje komunikacja? Gdzie zawodzimy klienta? Dzięki temu lepiej zrozumiesz, od czego zacząć wprowadzać zmiany.Ideą stojącą za modelami „dotychczasowymi” jest dostosowanie wszystkich w Twojej organizacji, tak aby wszyscy podążali w tym samym kierunku i upewnili się, że każda zmiana, którą musisz wprowadzić w firmie, zostanie utrzymana.Jednak wyzwaniem związanym z zastosowaniem go w firmie jest to, że szybko staje się jasne, jak rozdrobniona jest organizacja. Bez względu na to, jak doskonałe są Twoje techniki mapowania, zmiany nie będą działać bez dobrych narzędzi do komunikacji i zarządzania.