Działalność gospodarcza wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest uporanie się z wciąż rosnącą dokumentacją. Najprościej byłoby ją, po czasie gdy była nam potrzebna, po prostu wyrzucić. Jednak w przypadku spraw związanych z finansami firmy, niszczenie dokumentów księgowych nie jest już takie proste…

Czy dokument zawiera dane osobowe?

To pytanie, na które należy sobie odpowiedzieć przed wyrzuceniem dokumentu do kosza. Jeżeli tak, nie możemy się go pozbyć ot, tak. Bo w tym przypadku zależy taki dokument odpowiednio zabezpieczyć przed dostępem do niego osób trzecich, a także wprowadzić specjalną procedurę niszczenia tej dokumentacji.

Co zawiera poufne dane?

Najczęściej, poufne dane zawierają faktury, wyciągi bankowe, wszystkie dokumenty związane z kadrami, takie jak życiorysy czy umowy. Będą to również analizy rynku, rozmaite badania, dane marketingowe czy budżet. Należy również pamiętać, że niszczenie dokumentów księgowych reguluje ustawa o rachunkowości. I to tam należy w pierwszej kolejności zwrócić się po odpowiedź, kiedy taka sytuacja może nastąpić.

Niszczenie dokumentacji – podmiot zewnętrzny

Obowiązek niszczenia dokumentów można oddać w ręce osób trzecich. Na rynku nie brakuje bowiem firm specjalizujących się w tym działaniu. Choć generuje to dodatkowe koszty, to jednak zwalnia nas niejako z obowiązku trzymania się zaleceń prawnych dotyczących przechowywania dokumentów.

Niszczenie dokumentów we własnym zakresie

W przypadku niszczenia dokumentów we własnym zakresie, warto stworzyć coś na kształt wewnętrznego dokumentu ściśle określającego wszelkie zasady dotyczące tego procesu. Dzięki temu mamy pewność, że proces ten przebiegnie bezproblemowo i zgodnie z literą prawa. Nie należy bowiem zapominać o pewnych obostrzeniach czasowych, które dopuszczają niszczenie dokumentów księgowych po upływie określonego czasu. Część dokumentów wymusza konieczność przetrzymywania ich przez okres 1 roku, część przez 5 lat, a inne z kolei muszą być przechowywane nawet przez 50 lat. Z zniszczenie ich grożą kary finansowe, których każda firma chciałaby z pewnością uniknąć.

Kolejny dobry nawyk to niszczenie dokumentów firmowych na bieżąco. Odpowiednia archiwizacja powoduje, że bez problemu można określić, które z dokumentów mogą zostać już zniszczone. Dlatego też, aby przeciwdziałać nadmiernej i bezzasadnej procedurze gromadzenia dokumentacji wszelakiej, warto wyrobić sobie nawyk niszczenia dokumentów. Oczywiście tylko tych, które tego wymagają. I na które ustawodawca daje nam już zielone światło.