Archiwizacja dokumentów to jedno z większych wyzwań stojących przed każdą firmą. Jedne trzeba przechowywać przez lata, starannie porządkując, inne na bieżąco niszczyć, unikając niepotrzebnego bałaganu w dokumentacji. Jak skutecznie pozbyć się niepotrzebnych dokumentów, nie martwiąc się o ich poufność oraz oszczędzając czas?

Zasady bezpieczeństwa przy utylizacji dokumentów

Większość dokumentów firmowych zawiera dane poufne, które nie powinno dostać się w niepowołane ręce. Dane osobowe klientów, numery konta, dane firmowe, faktury – to wszystko powinno być dobrze strzeżone nie tylko w czasie przechowywania aktualnych dokumentów, ale także podczas ich niszczenia.

Dlatego też niszcząc dokumenty, trzeba zadbać o usunięcie danych i uchronienie ich przed wyciekiem. Mniejsze firmy stosują domowe sposoby usuwania danych, czyli darcie czy cięcie papieru, niektóre inwestują w profesjonalną niszczarkę, która usprawnia archiwizację. Jeszcze inne, zwłaszcza te dysponujące ogromnej ilości dokumentami, decydują się ich zniszczenie powierzyć zewnętrznej, gwarantującej zachowanie zasad bezpieczeństwa firmie.

Niszczyć samodzielnie czy zlecić utylizację zewnętrznej firmie?

Przystępując do zniszczenia firmowej dokumentacji, warto zadać sobie pytanie, jaki sposób jej usunięcia będzie optymalny. Choć w teorii pocięcie papieru wydaje się najtańsze, w praktyce bywa drogą metodą utylizacji dokumentów – przedsiębiorca czy pracownicy zamiast skupiać się na najważniejszej dla firmy działalności, zajmują się bowiem usuwaniem dokumentacji, przynosząc firmie straty.Jeśli dokumentów do usunięcia jest dużo, znacznie lepiej zadanie to powierzyć zewnętrznej firmie. Stawiając na profesjonalistę, można być spokojnym o dane poufne. Jednocześnie przedsiębiorca zyskuje na czasie, który może przeznaczyć na ważniejsze zadania, jest też pewny, że każdy z dokumentów został odpowiednio zabezpieczony, a potem trwale zniszczony wraz z danymi firmy oraz klientów.

Jak wygląda profesjonalna utylizacja dokumentów firmowych?

Rzetelna firma, której specjalizacją jest utylizacja dokumentów, na każdym etapie działania dba o bezpieczeństwo. Dokumenty są odbierane w szczelnych, zabezpieczanych pojemnikach i dostarczane do siedziby firmy. Podczas niszczenia obowiązują procedury, które mają skutecznie zabezpieczyć firmowe dane – także przed pracownikami dokonującymi zniszczenia. Wiele firm oferuje nawet usługę dostarczenia filmu z całego procesu utylizacji, by klient był pewny, że wrażliwe dane nie dostały się w niepowołane ręce. Utylizacja dokumentów przez profesjonalną firmę jest wygodna, szybka, a także tania, jeśli wziąć pod uwagę, ile energii i czasu pochłania tradycyjne niszczenie dokumentacji.